Điểm chính
- Ghi rõ phạm vi công việc: thời lượng, địa điểm, số người chụp, số ảnh chỉnh sửa và sản phẩm bàn giao.
- Nêu cụ thể lịch thanh toán, đặt cọc và điều kiện hoàn cọc.
- Có điều khoản cho trường hợp huỷ, đổi ngày và sự cố bất khả kháng.
- Thoả thuận rõ về quyền sử dụng ảnh để giới thiệu và thời gian lưu trữ ảnh.
- Dùng mẫu hợp đồng thống nhất để mọi khách đều nhận được cùng một tiêu chuẩn.
Thông tin các bên và dịch vụ
Phần mở đầu ghi thông tin của studio và của khách (họ tên, số điện thoại, địa chỉ), ngày cưới, các địa điểm chụp và tên gói dịch vụ đã chọn.
Hãy ghi ngày cưới và địa điểm thật cụ thể. Nếu khách đổi địa điểm sang tỉnh khác, đó là cơ sở để tính thêm chi phí di chuyển.
Phạm vi công việc và sản phẩm bàn giao
- Thời lượng chụp và các mốc chính trong ngày (ví dụ từ trang điểm đến hết tiệc).
- Số nhiếp ảnh gia, có hay không có quay phim.
- Số ảnh được chỉnh sửa, số ảnh in album, kích thước và số trang album.
- Số lần chỉnh sửa theo yêu cầu của khách.
- Hình thức bàn giao (album trực tuyến, file, album in) và thời hạn bàn giao.
- Những gì không bao gồm, ví dụ chỉnh sửa nâng cao, ghép ảnh, chụp thêm giờ.
Điều khoản về số ảnh và số lần sửa đặc biệt quan trọng. Khi khách chọn nhiều hơn gói hoặc yêu cầu sửa thêm, bạn có căn cứ để báo phí rõ ràng thay vì làm thêm trong im lặng.
Giá, đặt cọc và thanh toán
- Tổng giá trị hợp đồng và đã bao gồm thuế hay chưa.
- Số tiền đặt cọc để giữ ngày và hạn thanh toán.
- Lịch các đợt thanh toán tiếp theo, thường là trước ngày cưới và khi bàn giao.
- Bảng giá dịch vụ phát sinh: thêm giờ, thêm ảnh chỉnh sửa, đi tỉnh, giao ảnh gấp.
- Hình thức thanh toán và thông tin nhận tiền.
Huỷ, đổi ngày và sự cố
- Khách huỷ hợp đồng
- Nêu rõ tiền cọc có được hoàn hay không, và tỉ lệ hoàn theo thời điểm huỷ.
- Khách đổi ngày
- Điều kiện đổi ngày, số lần được đổi và cách xử lý nếu ngày mới đã kín lịch.
- Nhiếp ảnh gia không thể đến
- Cam kết cử người thay thế có trình độ tương đương, hoặc hoàn tiền nếu không thể sắp xếp.
- Sự cố bất khả kháng
- Thiên tai, dịch bệnh, sự kiện ngoài tầm kiểm soát và cách hai bên xử lý.
- Rủi ro kỹ thuật
- Cam kết sao lưu dữ liệu và giới hạn trách nhiệm khi thiết bị gặp sự cố ngoài ý muốn.
Quyền sử dụng ảnh và quyền riêng tư
Hợp đồng nên nói rõ ai giữ bản quyền ảnh, khách được dùng ảnh vào mục đích gì, và nhiếp ảnh gia có được dùng ảnh để giới thiệu trên website, mạng xã hội hay không.
Nếu khách không muốn ảnh xuất hiện công khai, hãy ghi rõ trong hợp đồng và tôn trọng điều đó. Đây là cách giữ niềm tin lâu dài.
Lưu trữ và bàn giao ảnh
Ghi rõ album trực tuyến được mở trong bao lâu và bạn lưu trữ file gốc trong bao lâu sau khi bàn giao. Khách cần biết họ nên tải ảnh về và sao lưu trước thời hạn nào.
Với album trực tuyến có ngày hết hạn, hãy nhắc khách trước khi album đóng để họ không bị bất ngờ.
Quản lý hợp đồng trên Wedify
- Tạo hợp đồng từ mẫu có sẵn và gắn với dự án của từng khách.
- Chia hợp đồng thành các đợt thanh toán và ghi nhận từng khoản khách đã trả.
- Hợp đồng, thông tin khách và album nằm cùng một nơi, dễ tra cứu khi cần.
- Phân quyền để nhiếp ảnh gia và trang điểm không thấy thông tin tài chính.
Tóm lại
Hợp đồng tốt không làm khách e ngại; ngược lại, nó cho khách thấy bạn chuyên nghiệp và minh bạch. Hãy viết rõ ràng, dễ hiểu, và giải thích những điều khoản quan trọng khi ký.
Xem lại mẫu hợp đồng sau mỗi mùa cưới để bổ sung những tình huống bạn đã gặp.
Xem cách định giá gói chụp trước khi soạn hợp đồng: Hướng dẫn định giá